08.22 242424 - 098.7400776
ITNET.VN

Email server riêng

Email 21 - Hướng dẫn quản lý tài khoản email trên Axigen

1. Manage accounts

Trước tiên đăng nhập vào phần quản lý Webmail Admin. Tìm đến thẻ Manage Accounts, nhấn vào nó, lúc đó một danh sách các tên miền được liệt kê ra. Để quản lý tài khoản email thì chúng ta cần chọn vào một tên miền nào đó. 

Sau khi đã chọn một tên miền thì danh sách các tài khoản email sẽ hiện ra. Để tìm kiếm một tài khoản email nào đó thì sử dụng phần  Account Search.

Để chỉnh sửa một tài khoản email tồn tại thì chọn nút Edit, xóa thì nhấn nút Delete. Và để tạo một tài khoản email mới thì nhấn nút Add Account.

Bạn nhập thông tin vào các ô Account Name, nhập mật khẩu vào ô Account password. Nếu cần đặt mật khẩu khó hơn thì nhấn nút  Set Random để có mật khẩu khó hơn và bạn có thể copy mật khẩu này bên dưới và lưu lại cẩn thận.

Nếu bạn đã điền xong thông tin rồi thì nhấn nút Quick Add

Chú ý: Sau khi tạo xong bạn có thể chỉnh sửa tài khoản email qua thẻ như:

  • General;
  • Contact information;
  • Account Aliases;
  • Quotas and Restrictions;
  • WebMail Options;
  • Message Filters;
  • Send / Receive Restrictions. 

2. Thiết lập các thông số cho tài khoản email

2.1. General

Thẻ "Manage Accounts" -> "General" cho phép bạn cấu hình các thông tin cơ bản về tài khoản như: tên tài khoản, mật khẩu và cũng mô tả các thông tin chung chung về tài khoản.

Sử dụng các ô "First name" và "Last name" để chỉnh sửa tên của người sử dụng tài khoản này. Tài khoản email cũng có thể chỉnh sửa tại đây, ô bên dưới.

Để thay đổi mật khẩu của tài khoản thì nhập  vào ô "Account password" hoặc sử dụng nút "Set Random" để tự tạo ra mật khẩu ngẫu nhiên khó hơn. 

Khi sử dụng nút này thì mật khẩu sẽ xuất hiện kế bên, bạn copy và lưu giữ cẩn thận.

Mục "Services" mô tả danh sách các dịch vụ và trạng thái của tài khoản email. Để mở hoặc tắt một dịch vụ thì sử dụng nút tương ứng với các tên dịch vụ bên cạnh.

Tùy chọn đầu tiên của mục  "Services" mô tả loại tài khoản email  (Basic hoặc Premium) và cho phép bạn chuyển đổi giữa 2 loại tài khoản này bằng nút tương ứng bên cạnh.

Bên dưới những mục này bạn có thể tìm thấy các mục của "Premium add-ons" nơi mà để bạn cấu hình cho phép truy cập đến các tính năng cao cấp, các bạn xem hình bên dưới đây.

Chú ý: Nếu tài khoản email là loại "Basic" thì lúc đó các mục của "Premium add-ons" sẽ vẫn hiện ra nhưng kèm theo một thông báo không có sẵn cho loại tài khoản này. Xem hình bên dưới.

Với các tài khoản email Basic, thậm chí nếu các tùy chọn cao cấp được bật thì vẫn không sử dụng được. Để sử dụng được thì chúng ta phải chuyển đổi từ Basic đến Premium.

Những add-on cao cấp có sẵn theo sau đây:

  • Personal Organizer - corresponding to Calendar / Tasks / Notes / Journal access;
  • Sharing - allows the user to share his folders or open another user's folders;
  • Outlook Connector - allows access to the account data while using an Outlook Axiolk profile;
  • Active Sync - allows the synchronization of emails, contacts and Calendar / Tasks data via a mobile ActiveSync client;
  • Kaspersky AntiVirus - this add-on allows you to protect your users with the Kaspersky AntiVirus filter;
  • Kaspersky AntiSpam - this add-on allows you to protect your users with the Kaspersky AntiSpam filter;

Tick vào các ô của add-on tính năng cao cấp nếu muốn sử dụng, nếu không muốn sử dụng thì đừng tich vào.

Mục "Auto Migration" cho phép chúng ta tắt / mở việc di trú tài khoản email đến server khác.

Tùy chọn này mở hoặc đóng một tin nhắn chào mừng dùng cho tài khoản này. Tin nhắn này có thể điều chỉnh trong mục "Welcome email content". 

Mục này có thể sử dụng cho việc xác định dễ dàng hơn cho một tài khoản email của hệ thống thanh toán  bên ngoài. 

Mục Info sẽ mô tả chi tiết liên quan đến ngày tạo tài khoản emaik, dung lượng được sử dụng, thời gian, ngày và IP của lần đăng nhập cuối cùng vào server qua các giao thức IMAP, POP3WebMail.

Khi đã hoàn tất các thiết lập thông số thì bạn nhớ nhấn nút t "Save Configuration" để lưu lại các thay đổi. 

2.2. Contact information

Thẻ Contact Information cho phép  bạn đặt thông tin chi tiết về tài khoản email. Có 4 mục nhỏ: "General Info", "Personal Details", "Business Details" và "Notes". 

Trong mục "General Info" bạn có thể tùy chỉnh họ tên đầy đủ và số điện thoại di động. 

Mục "Personal Details" cho phép tùy chỉnh tên bí danh, điện thoại ở nhà và địa chỉ, sinh nhật, tên riêng, email riêng, … và các thông tin cá nhân liên quan khác.

Trong mục  "Business Details" bạn có thể đặt chi tiết liên quan đến công việc như: công ty, vị trí, điện thoại tại nơi làm việc, địa chỉ làm ăn, tên của người quản lý và nhiều cái khác.

Mục "Notes" cho phép ghi chú các thông tin chi tiết nào đó cần thiết khác.

2.3. Account aliases 

Trang The "Manage Accounts" -> "Account Aliases" cho phép bạn tạo danh sách tên bí danh cho tài khoản email

Account aliases management

Một tài khoản bí danh là một tài khoản thứ hai được trỏ đến tài khoản chính mà bạn đang chỉnh sửa. Lấy ví dụ, nếu bạn đang chỉnh sửa tài khoản  test@mycompany.com và bạn tạo alias@mycompany.com như là tài khoản bí danh, thì lúc đó tất cả email được gửi đến alias@mycompany.com sẽ được chuyến phát đến test@mycompany.com.

Chú ý: Khi tạo tài khoản bí danh thì chỉ cần gõ tên vào. Tên miền phía sau sẽ tương tự như tài khoản mà bạn đang chỉnh sửa. 

Khi bạn đã hoàn tất thiết lập các thông số thì nhớ nhấn nút "Save Configuration" để lưu lại các thay đổi đó.

2.4- Quotas and restrictions:

Ở mức độ mailbox, tổng dung lượng mailbox, tổng số thư mục và tổng số email có thể được giới hạn bằng việc chọn các tùy chọn và thiết lập theo nhu cầu mong muốn theo các đơn vị như KB, MB hoặc GB

Ở mức độ thư mục, bạn có thể giới hạn dung lượng của mỗi thư mục và tổng số email cho mỗi thư mục bằng việc tick vào các tùy chọn Folders. Và thiết lập dung lượng theo nhu cầu với các đơn vị như KB, MB hoặc GB.

Để chú ý đến người sử dụng email (một pop-up sẽ xuất hiện when truy cấp Webmail) khi dung lượng email đã sử dụng đến một mức nào đó thì tick vào tùy chọn này 'Notifications'

Bạn có thể chỉnh sửa nội dung cho thông báo này trong mục "Notification email content"

Một tùy chọn khác là dùng để giới hạn người dùng từ việc gửi email đi when tài khoản này được sử dụng đến bao nhiêu phần dung lượng được đưa ra. Mặc định là 0%, vì vậy người dùng sẽ gửi đến khi nào dung lượng hộp thư đầy thì thôi.

Contact information

Trong mục này bạn có thể tắt đi việc thay đổi thông tin cá nhân, giới hạn việc truy cập đến chi tiết liên hệ của email này.

Password policy enforcement

Bạn có thể định sẵn chính sách về đặt mật khẩu cho tài khoản email này. Mục đích là bắt  buộc người dùng đặt mật khẩu khó hơn để cho an toàn hơn.

Password expiration

Trong mục này bạn có thẻ mở "Enable password expiration" bằng việc tick vào nó. Mục đích là yêu cầu người dùng đổi mật khẩu email theo định kỳ để giúp an toàn hơn.

Session restrictions

Mục này sẽ giới hạn số phiên làm việc cho các giao thức POP3, IMAP và WebMail cho tài khoản email. Để làm điều này thì bạn chỉ cần nhập vào con số mong muốn theo nhu cầu. 

WebMail Advertising

Trong mục này "WebMail Advertising" bạn có thể đặt banner quảng cáo (chỉ dùng cho giao diện AJAX WebMail) bằng việc sử dụng các mã HTML. Chúng tối khuyến cáo sử dụng kích cỡ như trên hình.

WebMail message limits

Để giới hạn kích cỡ các đính kèm vào email qua giao diện WebMail, bạn có thể sử dụng tùy chọn này và đặt vào các dung lượng theo nhu cầu mong muốn của bạn theo đơn vị KB, MB hoặc GB.

 Sử dụng tùy chọn "Limit number of attachments per message" để giới hạn số lượng các đính kèm vào email.

Sử dụng tùy chọn  "Limit message size" để thiết lập kích cỡ tối đa của email được gửi và nhận qua giao diện WebMail.

"Limit number of recipients" cho phép bạn cấu hình tối đa số lượng người nhận cho những email gửi đi.

Sử dụng HTML Body Filtering Level theo các mức độ sau đây. Chúng ta được khuyến cáo sử dụng ở mức độ: Low level

  • No Filtering;
  • Low level filtering - converts the message to standard XHTML;
  • Medium level filtering - generates the email body based on a list of known/allowed attributes and tags. Anything that is not on this "allowed list" is removed. This level removes java script, styles, etc.;
  • High level filtering - generates the email body based only on text components. This means that only plain text components remain in the message. This forth level is the strictest and may actually damage some formatting, but it is also the safest.

Identity Confirmation

Message sending restrictions

Giới hạn số lượng email được gửi đi nhằm ngăn chặn người dùng spam email. Bạn thiết lập tối đa số lướng email, dung lượng được gửi đi trong một thời gian định sẵn theo đơn vị seconds, minutes, và hours.

Remote POP restrictions

Bạn có thể giới hạn số lượng tài khoản POP từ xa cho một tài khoản email. Thêm vào đó với tùy chọn "Minimum message retrieval interval" để đặt một thời gian nào đó giữa 2 email cho mỗi kết nối POP từ xa.

Temporary email addresses restrictions

Bạn có thể đặt một vài giới hạn cho việc sử dụng lưu trữ tạm thời cho các email. Một người dùng có thể yêu cầu tối đa 16 địa chỉ email lưu trữ tạm thời.

Khoảng thời giản từ việc tạo một lưu trữ email tạm thời đến khi việc tự động xóa bỏ được đặt giữa 10 phút và 1 năm.

Icons:

Một khi bạn thay đổi xong thì nhớ nhấn nút "Save Configuration" để lưu lại các thay đổi. 

2.5- WebMail options:

Trang "Manage Accounts" -> "WebMail Options" cho phép bạn cấu hình một số thứ liên quan đến tài khoản email như thông tin liên hệ, chữ ký, … . Những tùy chọn này cũng có thể được đặt cho  mỗi tài khoản email qua giao diện WebMail Ajax Interface -> "Settings" ->  Thẻ "Interface" hoặc Webmail Standard -> "Settings" -> "Webmail Data".

Appearance options

Sử dụng các mẫu giao diện sẵn có trong "WebMail Skin name" cho mỗi tài khoản email. Để cấu hình ngôn ngữ WebMail thì dùng tùy chọn "WebMail Language". Các ngôn ngữ sẵn có là: Arabian, Chinese Simplified, Chinese Traditional, Czech, German, Danish, Estonian, English, Spanish, Finnish, French, Greek, Hindi, Croatian, Hungarian, Indonesian, Hebrew, Italian, Japanese, Lithuanian, Dutch, Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian, Swedish, Serbian, Slovak, Slovenian, Turkish.

Mặc định được dùng là tiếng Anh.

Account preferences

Bạn có thể có một yêu cầu xác nhận trước khi xóa một email qua WebMail bằng việc sử dụng tùy chọn "Ask for confirmation on email deletion".

Tick vào ô  "Ask for confirmation on empty fer" sẽ phải yêu cầu một xác nhận trước khi xóa rỗng một thư mục trong WebMail

Nếu muốn các email khi xóa thì tự động chuyển vào Trash thì tick vào ô "Move deleted emails to Trash". Nếu không muốn thì các email sẽ xóa hẳn ra khỏi tài khoản email.

Tự động trong thời gian bao nhiêu thì kiểm tra xem có email mới không thì chọn "Automatically check for new emails". Tick vào ô "Display notification when new email arrives" để xuất hiện một pop-up khi có email mới.

Bạn có thể bật tính năng "Request read receipt" để yêu cầu một thông báo when người nhận đọc được email. Lựa chọn hành vi mong muốn trong "Send read receipts" cho yêu cầu này.

Sử dụng HTML Body Filtering Level theo các mức độ sau đây. Chúng ta được khuyến cáo sử dụng ở mức độ: Low level

  • No Filtering;
  • Low level filtering - converts the message to standard XHTML;
  • Medium level filtering - generates the email body based on a list of known/allowed attributes and tags. Anything that is not on this 'allowed list' is removed. This level removes java script, styles, etc.;
  • High level filtering - generates the email body based only on text components. This means that only plain text components remain in the message. This forth level is the strictest and may actually damage some formatting, but it is also the safest.

Contacts settings

Bạn có thể lựa chọn thông tin liên hệ cho tài khoản email này từ "Use contacts from public address-book" và "Use contacts from domain".

Defining a signature

Để có chữ ký được tạo sẵn trong tất cả các email được gửi đi cho tài khoản này thì gõ nội dung vào "Message Signature", chỉ các email được gửi qua giao diện WebMail.

Khi đã cấu hình xong thì bạn nhớ nhấn nút "Save Configuration" để lưu lại thay đổi.

2.6- Message filters:

Trang "Message Filters" cho phép bạn cấu hình các rule để lọc các loại email.

  • Admin Filters – Chứa các tham số liên quan đến việc lọc email gửi vào.
  •  User Filters - Chứa các tham số liên quan đến việc lọc email gửi vào và được tạo bởi người dùng trong trang WebMail -> "Settings" -> "Filters".

Incoming message rules

Để cấu hình một rule mới, nhấn nút "Add Message Rule" và điền đầy đủ các tham số vào trang "New Message Rule". Mỗi rule có trạng thái mở / tắt được mô tả. Để xóa một rule thì nhấn nút "Delete" hoặc chỉnh sửa rule thì chọn nút "Edit".

Để đặt thứ tự ưu tiên các rule đã tạo, bạn sử dụng tính năng di chuyển các rule lên hoặc xuống trong mục "Priority".

Chú ý: Tất cả các rule có sẵn trong mục này sẽ chạy sau tất cả các rule ở mức độ Server và Domain (thông thường các hành động sẽ được đè lên).

General settings for the new message rule

Sử dụng "General Settings" để chỉ rõ tên của rule mới này và lúc đó mở rule này lên bằng việc tick vào ô ở phía trước tùy chọn "Enable this incoming rule".

New message rule conditions

Trong mục "Matches", trước tiên lựa chọn nếu có những điều kiện được áp dụng  như sau: Nếu bạn chọn "ANY of the conditions below", thì lúc này rule sẽ áp dụng đến các email đi vào mà phù hợp với ít nhất một điều kiện bên dưới đưa ra. Nếu bạn chọn "ALL of the conditions below", thì lúc này rule sẽ áp dụng cho các email đi vào mà phù hợp với tất cả các điều kiện đã đưa ra bên dưới.

Kế đến bạn chọn những điều kiện nào mà bán muốn áp dụng đến email đi vào. Ví dụ: các email đến từ "abc@domain.com".

Sử dụng menu xổ xuống để lựa chọn một kiểu của điều kiện. Các tùy chọn sẵn có bao gồm việc thiết lập các điều kiện liên quan đến chủ đề, người gửi, người nhận, cc, to hoặc cc, nội dung email, kích thước của email, hoặc sử dụng "Custom" để tạo ra các điều kiện theo ý mình. Để xóa một trong các điều kiện vừa đặt ra thì chọn nút trash-bin bên cạnh.

New message rule actions

Bằng việc cấu hình  trong mục "Actions" bạn có thể quyết định những gì bạn muốn để làm với các email mà phù hợp với các điều kiện trên. Sử dụng menu xổ xuống để chỉ rõ những hành động nào áp dụng cho email này. Ví dụ: Di chuyển email, copy, xóa hoặc chuyển tiếp nó đến một địa chỉ email nào đó ...

 

Để thêm một hành động mới, nhấn vào nút "Add Action" và lúc đó điền đầy đủ thông tin chi tiết. Để xóa một hành động vừa mới tạo ra thì nhấn chọn biểu tượng sọt rác trash-bin bên cạnh.

Khi bạn đã cấu hình xong các tham số thì nhớ nhấn nút "Save Configuration" để lưu lại các thiết lập nhé.

2.7- Send/Receive restrictions: 

Thẻ The "Manage Accounts" -> "Send/Receive Restrictions cho phép bạn định nghĩa và mở hoặc tắt việc hạn chế gửi và nhận email mà có thể giới hạn đến các tên miền hoặc tên miền phụ được gửi đi hoặc nhận. Thêm vào bạn có thể tạo ra các danh sách ngoại lệ cho việc hạn chế này.

Từ "Send"  bạn có thể cho phép những email được gửi đến tất cả các tên miền, chỉ đến các tên miền nội bộ, chỉ đến các tên miền nội bộ và tên miền phụ hoặc tắt đi việc gửi email đến các tên miền người nhận. Những ngoại lệ chỉ rõ có thể được định nghĩa cho bất kỳ tùy chọn nào mà bạn muốn.

Từ "Receive" bạn có thể cho phép các email được chấp nhận từ tất cả các tên miền chỉ đến các tên miền nội bộ, chỉ đến các tên miền nội bộ và tên miền phụ hoặc tắt đi việc nhận email từ các tên miền của người gửi đến. Những ngoại lệ chỉ rõ có thể được định nghĩa cho bất kỳ tùy chọn nào mà bạn muốn.

Các ngoại lệ được định nghĩa với việc hỗ trợ "*" và "?"

"*"  sẽ thay thế bất kỳ ký tự cho bất kỳ số lần xuất hiện.

"?" sẽ thay thế cho bất kỳ ký tự nào chỉ cho một lần xuất hiện.

Có thể chỉ rõ nhiều ngoại lệ bằng việc thêm vào từng cái một, tạo danh sách các ngoại lệ.

Danh sách các tùy chọn có thể được thiết lập là:

  • Enable/Disable sending restrictions
    • "Allow only local domain" / "Allow only local domain and subdomains" – cho phép chỉ gửi đến cùng tên miền / cho phép gửi đến cùng tên miền và tên miền phụ của nó. "Allow all domains" / "Disallow all domains"

Các hạn chế này áp dụng cho các email được gửi từ:

  • WebMail: Một NDR sẽ được trả về nếu địa chỉ email đến không được phép.
  • SMTP/Outlook Connector:  "RCPT TO" xuất ra một lỗi vĩnh viễn nếu hợp điều kiện.
  • Sendmail wrapper: Một NDR sẽ được trả về nếu địa chỉ email đến không được phép.

Lỗi từ chối trong NDR sẽ là: postmaster@test.org : Permission denied

Một khi thay đổi xong thì nhấn nút "Save Configuration" để lưu lại thiết lập vừa rồi.

Lời bình

Top